Kirándulás a szakmába: rendezvénymenedzser

2024 Szerző: James Gerald | [email protected]. Utoljára módosítva: 2023-12-17 14:09

Sok szakma létezik a világon. Egyesekről mindent tudunk, másokról - valamivel kevesebbet, a harmadikokról - semmit. Ez utóbbi különösen gyakran vonatkozik azokra az üres állásokra, amelyek relevánsak és mondjuk divatosak jelenleg. Úgy döntöttünk, hogy mesélünk az ilyen szakmákról, és arról, hogy a szakemberek mit csinálnak ilyen pozíciókban. Első történetünk a rendezvényszervezőkről szól.

Amikor bármilyen eseményen részt veszünk, például nézőként, gyakorlatilag nem gondolunk arra, hogy mennyi erőfeszítést fektettünk a konferencia, koncert, kiállítás stb. Előkészítésébe és lebonyolításába. Csak egy gyönyörű héjat látunk, ami tetszik, de nem tudjuk, hányan nem aludtak éjszaka, kidolgoztak egy koncepciót, tárgyaltak az ügyfelekkel és a vállalkozókkal, forgatókönyveket írtak, zenészeket, színészeket, résztvevőket hívtak (az esemény típusától függően), és hányan futnak most a kulisszák mögött, ill. a folyosón, készenlétben tartva a telefont, aggódva és mindent megtéve annak érdekében, hogy mi, nézők még mindig mindent élvezzünk.

Ennek a nehéz szakmának a képviselőit, akik teljes odaadást és minden válsághelyzetben uralkodó képességet igényelnek, rendezvénymenedzsereknek nevezik.

Az "esemény" szót angolból "eseménynek" fordítják, és az eseménymenedzser olyan személy, aki különféle eseményeket szervez.

Egy ilyen szakember szerepét nem lehet alábecsülni, mert amellett, hogy ő felelős a számunkra annyira ismerős, de az események előkészítése szempontjából meglehetősen bonyolult események sikeres lebonyolításáért, segít abban is, hogy pozitív képet alakítson ki a az ügyfél, nevezetesen a vállalat, embercsoportok vagy az esemény kezdeményezője. Az eseménymenedzsment történetében számos példa van arra, hogy a különleges eseményeket sikeresen használják pozitív vevőimázs kialakítására és fenntartására. Tehát 2001-ben snowboard versenyt rendeztek a Vorobyovy Gory-n, amelyet a BrandNew-Momentum ügynökség szervezett a Nokia cég megrendelésére. A bemutatón több mint 30 ezer ember vett részt, és a legnépszerűbbnek a „Nokia területe” bizonyult, ahol a kíváncsiak megismerkedhettek a cég telefonjainak modellkínálatával, és konzultálhattak a szakemberekkel.

Az eseménymenedzserek speciális ügynökségekben és nagy szervezetek személyzetében dolgoznak. Érdekes, hogy a statisztikák szerint a nők sokkal gyakrabban választják ezt a szakmát, mint a férfiak. Ha foglalkozásának megváltoztatásán gondolkodik, vagy csak szeretne többet megtudni azokról, akik különleges eseményeket szerveznek, akkor az alábbiakban bemutatott információk csak az Ön számára szólnak.

Mi a felelőssége egy rendezvényszervezőnek?

Az események előkészítéséért, koordinálásáért és megvalósításáért felelős szakembernek fel kell készülnie arra, hogy felelősségi köre meglehetősen széles lesz. Mindegyik megvalósítható, bár koncentrációt és mindent időben kell megtenni.

1. Az eseménymenedzsernek képesnek kell lennie megtalálni a közös nyelvet minden ügyféllel, még akkor is, ha úgy tűnik, hogy „egy másik bolygóról” származik. Erre a készségre van szükség az eseményterv közös kidolgozásához.

2. A szakember rendezvények helyszínét keresi, kapcsolatot tart a résztvevőivel, és keresi a szükséges eszközöket is.

3. A szakembernek készen kell állnia kész programokkal a különböző vállalati rendezvényekre, hogy fel tudja ajánlani azokat abban az esetben, ha a lehető leghamarabb elő kell készíteni egy nem tervezett eseményt. Általában az ilyen programok minden eseménymenedzser munkája során megjelennek.

A költségvetés készítése, majd az összes költség ellenőrzése az egyik eseménykezelő legfontosabb feladata.

4. Az esemény költségvetésének kiszámításának képessége szintén a rendezvényszervező feladata. A rendezvényszervezés egyik legfontosabb feladata a költségvetés készítése, majd az összes költség ellenőrzése.

5. Az esemény előkészítésében részt vevő vállalkozókkal kötött szerződés feltételeinek teljesítésének figyelemmel kísérése a szakember fontos feladata.

6. Az eseményvezetőnek képesnek kell lennie felmérni a megtartott rendezvények hatékonyságát. Erre azért van szükség, hogy megértsük, elérték -e az ügyfél által kitűzött célt, mondjuk az eladások szintjének növelését.

Milyen tulajdonságokkal kell rendelkeznie egy rendezvényvezetőnek?

Számos követelményt támasztanak a szakemberekkel szemben, de ezek mind indokoltak, mert a rendezvényszervező munkájának eredményessége közvetlenül függ személyes tulajdonságaitól.

1. A rendezvényszervezőnek társaságkedvelőnek és barátságosnak kell lennie. Ebből a készségből fakad az ilyen kötelesség, mint az, hogy minden vevővel feltétlenül tárgyalni kell.

Az eseménymenedzsernek „multitasking” -nak kell lennie, nevezetesen képesnek kell lennie arra, hogy egyszerre több projekten dolgozzon.

2. A stresszállóság és a változó körülményekre való gyors reagálás képessége szinte a legfontosabb követelmény a rendezvényszervezők számára. Ennek a szakmának a képviselői gyakran sürgősségi üzemmódban dolgoznak, későn fent maradnak, sok kérdést itt és most kell megoldaniuk.

3. A kreatív széria jelenléte szintén nem árt az eseménymenedzsernek: gyakran a szakembereknek forgatókönyveket kell írniuk, és önállóan kell átgondolniuk a szórakoztató események koncepcióját.

4. Az eseménymenedzsernek „multitasking” -nek kell lennie, vagyis képesnek kell lennie több projekten való egyidejű munkára.

5. Egy szakember számára a "barátság a matematikával" nem lesz felesleges, ami segít bizonyos események becsléseinek elkészítésében.

Milyen más szakmáról szeretne többet megtudni?